Internkommunikation: 5 konkreta saker som du kan göra för att förbättra företagets interna kommunikation

Interkommunikation är hett. Riktigt hett. Faktum är att det är så hett att många företag idag lägger mer pengar på internkommunikation än extern kommunikation. Enligt SCB lägger, till exempel, företag med upp till 50 anställda nästan 60% av sin kommunikationsbudget på kommunikation som riktar sig till den egna organisationen.

Och det är inte så konstigt; effektiv internkommunikation är nyckeln till en fokuserad organisation, engagerade medarbetare och nöjda kunder.

Men det är något som skaver.

Svenska företag lägger strax över 41 miljarder på internkommunikation, enligt SCB:s officiella statistik. Detta kan jämföras med 66 miljarder för externkommunikation.

Samtidigt tas just internkommunikationen upp som orsak när kriser uppstår, när förändringsarbete inte går som tänkt eller när det sker missar i det löpande arbetet.

Deadlines missas på grund av bristande intern kommunikation mellan projektledare och produktion.

Kunder får inte återkoppling i tid när sälj har lovat saker som support inte kan leverera.

Saker ”hamnar mellan stolarna”.

Oftast går det bra ändå.

Men borde inte något som tar upp till 60% av kommunikationsbudgeten göra ett bättre jobb?

Låt er interna kommunikation inspireras av marknadskommunikationen!

Faktum är att vi har mycket att lära av vår marknadskommunikation för att optimera vår internkommunikation.

Börja med begreppet kommunikation. Skillnaden mellan kommunikation och information är att kommunikation involverar både mottagare och sändare. Kommunikation innehåller såklart information, men information är bara just information.

Därför är det viktigt att gå från att ”dela information” till att kommunicera.

Många företag har mängder med information. Den läggs på alltifrån intranät till ärendesystem och i filmappar. Men för att det ska bli kommunikation måste det alltså involvera både sändare och mottagare.

Så för att börja kommunicera med medarbetarna är det alltid bra att börja med att mappa upp vem, eller vilka, som är mottagare och sändare i organisationens olika delar.

Om du inte redan gör det idag, börja alltså målgruppsanpassa interkommunikationen, precis på samma sätt som din externa kommunikation. Och gör det på allvar. Se till att de som ska ha tillgång till informationen får det och att det är enkelt att kommentera och diskutera informationen.

Om du har gjort det, har du – faktiskt – kommit längre än väldigt många andra.

Se sen till att skapa effektiva arbetssätt och verktyg för dessa ”interna målgrupper”.

5 tips för att optimera internkommunikation

Vi har hjälpt hundratals företag med smart verktyg för internkommunikation. På vägen har vi lärt oss många nyttiga lärdomar. Här har vi därför sammanställt 5 saker som du kan göra för att komma igång:

involvera medarbetarna, direkt i informationsflödet. Och att skapa kontext kring informationen. Vi måste riva pyramiderna

1. Skapa målgruppsanpassade interna kanaler och digitala arbetsytor
   Grunden i all kommunikationen är att veta vad det är man ska säga och var. Vår plattform, Easy Teams, hjälper dig genom att ge dig en social plattform där du enkelt styr vem som får vilken information och när.

   I Easy Teams skapar du enkelt chattkanaler för företagets olika avdelningar, kunder, projekt eller, varför inte, After Work-grupper. Du bestämmer själv om det ska vara en informationskanal (envägs) eller en kommunikationskanal (tvåvägs).

2. Öppna upp för diskussion
   Chattar och meddelanden i all ära; ibland går det snabbare att diskutera något över telefon eller video. Därför har vi gjort det enkelt att starta upp videomöten och telefonkonferenser i Easy Teams.

   I varje chattkanal finns det en snabbknapp för att ringa upp alla deltagare. Detta fungerar oavsett om ni är vid datorn, surfplattan eller mobilen.

3. Gör det superenkelt att hitta information
   Det finns studier som visar att vi tillbringar 20% av vår arbetsdag på att leta efter information och dokument. 
   

   Samtidigt spenderar vi alltså mellan 40% -60% av vår kommunikationsbudget på internkommunikation. Någonting skaver.

   För att internkommunikationen ska bli mer effektiv måste vi minska tiden vi lägger på att söka efter dokument och filer. Vi måste göra informationen mer lättillgänglig och enkel att hitta. Easy Teams är byggd för att göra just det.

   Genom att skapa trådade konversationer så behåller ni alltid kontexten i en konversation. Det gör att ni enkelt kan gå tillbaka i hela konversationstråden direkt, utan att söka igenom hela chattloggen. Ni kan också söka i samtliga chattkanaler om ni är osäkra på i vilken kanal informationen finns. Det blir helt enkelt lätt och snabbt att hitta information.

4. Lämna över kommunikationen till dem det berör
   På samma sätt som extern kommunikation blivit alltmer interaktiv de senaste decennierna, måste även internkommunikation bli det.

   Vi har länge försökt att ”informera ihjäl” våra medarbetare uppifrån. Det fungerar inte.

   Det handlar istället om att involvera medarbetarna, direkt i informationsflödet. Och att skapa kontext kring informationen. Vi måste riva pyramiderna, som f.d. SAS-chefen Janne Carlzon sa en gång i tiden. Det stämmer fortfarande.

   Se därför till att de som berörs av viss information hanterar – och ansvarar för – den. Och se till att de enkelt kan samlas kring den information som berör deras team eller projekt.

   I Easy Teams kan ni enkelt dela med er av filer och dokument. Vår användarvänliga chatt gör det dessutom enkelt att skapa en diskussion kring den fil eller dokument det handlar om. Det skapar relevant kontext och engagemang.

   Om man behöver fräscha upp minnet i efterhand går det superenkelt och snabbt att få fram en lista på alla filer som är delade i kanalen och se vad som har sagts om dem.

5. Glöm inte bort att integrera e-post
   Hur gör vi med e-post? E-post kommer (troligtvis) finnas kvar länge till och mycket av vår externa kommunikation kommer även fortsättningsvis att ske den vägen.

   Men risken är att e-post blir ett separat ”stuprör” av information, där information lätt försvinner eller glöms bort.

   För att säkerställa att alla personer som berörs av den information som förmedlas via epost – och att informationen är tillgänglig på rätt plats – är det viktigt att integrera e-post i er internkommunikation.

   I Easy Teams kan ni därför enkelt dela med er av e-post i era chattkanaler, för att diskutera vidare där. Det går också att besvara mailet direkt i chattkanalen.

   Det gör att ni slipper vidarebefordra mailet ännu en gång och att all relevant information finns sökbar och tillgänglig för de det berör. Smidigt och effektivt!

Dela epost i chattkanaler snabbt och enkelt

Vad kan ske om er interkommunikation brister?

När internkommunikationen inte är bra och strukturerad finns det risk för att:

• Vi känner oss bortkopplade och inte delaktiga i företaget.
• Vi saknar information för att göra vårt bästa arbete
• Vi spenderar onödigt mycket tid på att söka efter information
• Vi blir oengagerade – ibland till och med besvikna – och söker oss bort
• Förändringsarbete försvåras
• Kundupplevelsen försämras och kostnaden för att anställa och rekrytera ökar
• Utvecklingen i företaget riskerar stagnera

Därför finns det mycket att vinna på att göra vår interna kommunikation mer effektiv och engagerande. Det motiverar och väcker organisationen. Det blir roligare att jobba och man får känslan av att man är delaktig och att ”vi rör oss framåt”. Vi undviker att saker hamnar mellan stolarna.

Detta genomsyrar alltifrån ledningen till chefer, teamleaders och medarbetare. Syftet med intern kommunikation är att alla i företaget är välinformerade om vad som sker i företaget för att jobba effektivt och få en sammanhållen, engagerad företagskultur.

Vi hjälper till!

Vill ni veta mer om hur Easy Teams kan hjälpa er att skapa en mer effektiv och engagerande kommunikation i ert företag eller organisation? Prova kostnadsfritt i 30 dagar!