Jobbar du i projekt? Förenkla projekthanteringen med Easy Teams | Easy Teams

Jobbar du i projekt? Förenkla projekthanteringen med Easy Teams

Jobbar du ofta i projekt? Då kommer du att älska Easy Teams. Vår plattform, som kombinerar telefoni och samarbetsverktyg, är nämligen sprängfylld av funktioner som gör din projekthantering mycket smidigare. Här lär du dig mer om hur du använder Easy Teams för att hålla era projekt organiserade och välinformerade.

Hur fungerar projekthantering i Easy Teams?

Genom att flytta projektets kommunikation från e-post till Easy Teams kommer ditt team att jobba både snabbare och effektivare. Alla konversationer, filer, dokument och bilder finns samlat på ett och samma ställe. Det gör att du – och alla projektmedlemmar – superenkelt hittar filer, styrdokument eller annan projektdokumentation genom en enkel sökning. Vi vågar lova att er projekthantering kommer att bli avsevärt mycket enklare!

Relaterat inlägg

9 smarta sätt att arbeta i Easy Teams

Easy Teams är lite som företagets lägereld. Det är stället där man diskuterar, inspirerar och håller kontakt med varandra. Oavsett...

Läs mer

Skapa dedikerade kanaler för varje projekt

Att kommunikation sker via e-post är ofta ett problem när man jobbar i ett projekt. Viktig information kan fastna i inboxen hos enskilda projektmedlemmar eller glömmas av.

I Easy Teams behöver du inte oroa dig för det, då allt projektarbete sker i dedikerade chattkanaler. Varje kanal blir ett rum där all information för projektet finns samlat på ett och samma ställe.

Det gör att alla medarbetare som jobbar i ett projekt har tillgång till samma information. Samtidigt kan nya projektdeltagare enkelt läggas till och direkt få tillgång till all dokumentation och historik i kanalen.

Så hur gör man för att starta sitt första projekt i Easy Teams? Det första du bör göra är att sätta upp kanalen och bjuda in deltagare. Här nedan går vi igenom hur du kan göra!

Relaterat inlägg

Det goda, det dåliga och skulden att arbeta hemifrån

Att kontoret är en stökig miljö är ingen nyhet. Det finns mängder av distraktioner som gör att vi blir mindre...

Läs mer

Innan projektet startar: skapa en ny kanal och lägg in viktig information

Varje projekt bör ha en dedikerad kanal i Easy Teams, men vad innebär det? Låt oss börja med ett exempel: du planerar ett event som involverar flera avdelningar såsom försäljning, marknad, eftermarknad och ekonomi. Avdelningarna berörs dessutom i olika skeden i projektet.

Det första du bör göra är att skapa en dedikerad kanal som du kallar ”Event och seminarier”. Lägg sedan in projektinformation och riktlinjer för kanalen, innan du bjuder in projektets medlemmar.

Gör så här:

  1. Skriv ett välkomstmeddelande i kanalens informationsruta. Genom att skriva och färglägga välkomstmeddelandet kommer alla som går med i kanalen att se den. Beskriv också målen för projektet i detalj och försök att ha en tydlig deadline med milstolpar för projektet.
  2. Ladda upp viktiga filer och dokument så att alla kan ta del av dem och förstå projektets omfattning. I exemplet med ert planerade event kan det till exempel vara design för inbjudan, ritningar för lokalen där det ska hållas och PowerPoints som talarna ska använda.
  3. I Easy Teams kan du använda reaktioner för att ta beslut. Så om du är osäker på vilken inbjudan som är bäst, kan du ladda upp båda filerna till kanalen och be teamet rösta på den de tycker bäst om.
  4. Håll informationsrutan levande! När en av projektets milstolpar är passerad uppdaterar du inforutan med nästa mål. Att ha inforutan uppdaterad med nästa milstolpe gör att projektteamet jobbar mer motiverat och målorienterat.

När du har skapat kanalen och förberett med viktig information är det dags att bjuda in projektmedlemmarna.

Vid projektstart: förväntningar och riktlinjer

Inkludera alla, med gäster i kanalen slipper ni e-post. Ert projekt är troligtvis beroende av fler partner än de interna. För att förenkla och effektivisera ert projektarbete rekommenderar vi att bjuda in de leverantörerna som ni ska jobba med i projektet. På så sätt slipper ni e-post och att råka missa viktig information. Det blir helt enkelt en lösning helt över gränserna som tar ert projektarbete till nästa nivå.

När projektets ”hem” är skapat kan du bjuda in projektmedlemmarna. Tänk på att meddela alla att all kommunikation för projektet från och med nu ska ske i Easy Teams.

Det innebär till exempel att man inte ska skicka e-post med uppdateringar för projektet, lägg det i projektkanalen istället. När ni har projektmöten och fattar beslut, lägger ni upp mötesanteckningarna i projektets kanal, istället för att maila ut dem.

Om ni får information från en extern partner via e-post kan ni dessutom enkelt dela med er av mailet i kanalen, så att alla kan ta del av innehållet.

Detta bör ni flytta från e-post till Easy Teams:

  • All konversation om projektet
  • Anteckningar från projektmöten
  • Alla filer som rör projektet såsom designfiler, styrdokument, avtal och deltagarlistor
  • E-post från extern part delas direkt till chattkanalen

Fördelen med att jobba i projekt på det här sättet är att all information finns på ett och samma ställe, vilket sparar tid och gör arbetsdagen mer bekväm.

Ni blir dessutom inte lika personberoende – om någon slutar eller går ur projektet finns fortfarande all information kvar på samma ställe.

Under projektets gång: koordinera teamets uppgifter i er kanal

Förslag på mötestider i Easy Teams

Nu när du har skapat kanalen för ert projekt, delat viktig information och bjudit in projektteamet, är det dags att planera och delegera uppgifter.

  • Ge förslag på några datum på när teamet kan ses för ett första möte för att diskutera budget och tidsramar. I Easy Teams delar du några datum i kanalen och ber helt enkelt projektdeltagarna ge tummen upp eller tummen ner för de olika datumen.
  • Håll medarbetarna uppdaterade med schemalagda statusuppdateringar. Dela med dig om den senaste informationen i projektet genom att posta veckouppdateringar så att alla vet vad som händer.
  • Du kan dessutom hålla projektmöten, eller göra snabba avstämningar, som telefonmöten eller videomöten, direkt i Easy Teams.

Förutom att ladda upp mötesanteckningar eller dela med sig av filer är det klokt att integrera kanalen mot externa tjänster som Trello. Med integrationen mot Trello får ni uppdateringar till er projektkanal när uppgifter tilldelas eller slutförts.

Under projektets gång är det viktigt att ni alltid uppdaterar med de senaste filerna och dokumenten i kanalen. Kanalen utgör en katalog över de senaste versionerna, vilket gör att nya projektmedlemmar kommer snabbare in i projektet eftersom all information som de behöver finns i kanalen.

Relaterat inlägg

Få mer gjort, ta en paus!

Hur får man mer gjort som arbetsnarkoman? Ett bra sätt är att ta regelbundna pauser. Det kan vara att ta...

Läs mer

Projektets slutfas: granska och arkivera

När ditt projekt närmar sig slutet kan din kanal fungera som ett arkiv för framtiden.

Planerar du att schemalägga ett avslutande möte? Dela också dessa mötesanteckningar i kanalen. Planerar du ett liknande event i framtiden? Kopiera upplägget i kanalen och gå igenom vad som kan förbättras.

När projektet är avslutat och klart kan du samla feedback från andra i företaget och dela denna information i kanalen.

Du kan också arkivera kanalen. Skriv då ett sista tackmeddelande till alla projektdeltagare och påminn dem om att kanalens historik fortfarande är sökbar om man vill få tillgång till projektets filer, dokument eller konversationer.

Sammanfattningsvis

Att flytta dina projekt till Easy Teams är superenkelt och hjälper alla i ett projektteam att samarbeta och arbeta mer transparent. Ska du starta ett nytt projekt? Då kan du använda processen som beskrivs ovan!

Och glöm inte, kanaler kan användas för mycket mer saker än att organisera projekt. De kan lika väl användas som samlingsplats för team, avdelningar, kontor, sociala aktiviteter – till och med för samarbete med externa organisationer och personer.

Vill du veta mer om vår smarta telefonväxel?

Lämna din e-post nedan så kontaktar vi dig inom en arbetsdag.


Skriven av

Burhan Kesapli

Denna karismatiska herre har ett sött smeknamn med många kalorier, Bullen. Bullen har en intensiv energiförbrukning under dagen och narkolepsi efter 21.30. Drömmer om att springa långt på höga höjder.
Använd Easy Teams kostnadsfritt!

Vid det här laget har nog ingen missat coronaviruset (Covid-19) och hur det påverkat vårt samhälle. För att ge företag rätt förutsättningar till bra videomöten och internkommunikation erbjuder vi er Easy Teams helt kostnadsfritt fram till den 1/7

Klicka här för att skaffa Easy Teams