Så bygger du ett framgångsrikt distansteam

Under 2020 och 2021 har alla deltagit i ett ofrivilligt experiment: Att arbeta hemifrån. Pandemin tvingade oss att arbeta hemifrån och allt ändrades på en dag. Mitt uppe i experimentet kan vi konstatera att det inte finns något normalt med det “nya normala” men det behöver nödvändigtvis inte vara något dåligt.

När vi blickar framåt i det nya normala, där distansarbete har blivit en del av vardagen och kontorslokaler är något från en svunnen tid så är jag optimistiskt inställd till att fler och fler arbetsplatser kommer att se de positiva effektivera som distansarbete medför.

Men för att lyckas ha en engagerad och produktiv digital arbetsstyrka behöver man kombinationen av rätt rutiner, policys, förtroende, engagemang och transparens inom organisationen på alla nivåer för att lyckas.

Vi på Easy Telefoni har varit utspridda runt om i Sverige i snart ett decennium. Här kommer några av våra bästa metoder för att bygga ett ramverk fokuserat på distansarbete med stark kultur, hög produktivitet, positiv moral och hög servicegrad på ett långsiktigt och hållbart sätt.

Photo by Charles Deluvio

Trygghet skapar framgång

Studie efter studie visar samma sak, de bäst presterande distans-teamen har en sak gemensamt: Att teammedlemmarna känner tillhörighet och trygghet. En berömd studie från Google visar att om man enbart mäter trygghet kan man förutspå teamets framgång oavsett vilken avdelning de tillhör.

Nu tänker säkert de flesta cheferna samma sak ”Hur bygger jag trygghet när alla är utspridda?”

Svaret är att skapa digitala motsvarigheter till ramverk som fanns på det fysiska kontoret

Låt oss bryta ner det. Ta kaffemaskinen eller fikarummet som ni har på kontoret som exempel. Det är en plats där man umgås och varvar ner. Man pratar om helgens planer och nya serien som kollegorna bara MÅSTE se, ja du förstår.

Vi har återskapat kaffemaskinen i Easy Teams, vi har en chattkanal som är vårt digitala-fikarum där vi pratar om icke arbetsrelaterade saker. Det är lika magiskt att vara i vårt digitala-fikarum som vårt fysiska. Vi umgås och varvar ner. Det är trygghet, oavsett om vi ses digitalt eller fysiskt.

Photo by Josh Duke

Så här skapar vi trygghet

• Privat chattkanal för teamet: Avdelningarna jag ansvarar för har alltid haft privata chattkanaler i Easy Teams. Här pratar vi om allt mellan himmel och jord. Dessa chattkanaler behöver vi inte ha stenkoll på eftersom det mesta som skrivs där inte är jobbrelaterat. Det är avdelningens plats för att umgås och hänga.
• Chattkanal för respektive ort: Vi har en chattkanal för respektive ort som Easy Telefoni finns på. I vår lokala chattkanal diskuterar vi händelser, väder, lunchhak, aktiviteter och planerade After Works (numera digitala) m.m. En kanal för respektive kontor skapar gemenskap mellan avdelningarna.
• Digitala ’hangouts’: Det är inte lätt att ha en After Work när det är pandemi eller när det är 500 km mellan er. Hur ska man göra för att stärka “vi”-känslan på avdelningen då? Digitala Hangouts! Digitala After Works, luncher, gemensamma frukostar, you name it! Den här typen av digitalt umgänge bygger gemenskap och banden i avdelningarna stärks.
• Uppmärksamma prestationer: En sed som jag verkligen älskar är att vi delar med oss av våra misstag som vi gjort, lika ofta som vi uppmärksammar när någon har presterat utöver det vanliga. Vi bjuder på oss själva, det har vi alltid gjort, vilket har lett till att vi har väldigt roligt när vi jobbar. Kulturen vi skapat säger att det är okej att göra misstag, förutsatt att vi lär oss något av dem. Jag som chef delar med mig av mina tillkortakommanden för att normalisera mänskliga misstag. Vi avslutar oftast våra möten med att uppmärksamma varandras prestationer samt lyfta upp de som gjort något utöver de vanliga.

När du har skapat ramverket som fungerar för avdelningen kommer du upptäcka att kulturen får ett eget liv och utvecklas när medarbetarna lär känna varandra bättre. Var inte rädd för förändringar, var flexibel och prova nya saker när avdelningen växer och gamla ramverk inte fungerar.

Högpresterande digital arbetsstyrka

Min formel för att bygga förtroende är integritet, struktur över tid och pålitlighet. Låt mig förklara. En fråga som jag ofta får är ”Hur vet du att de arbetar när de inte är på kontoret?” Svaret är enkelt. Med glasklara förväntningar på arbetet som utförs kombinerat med en resultatorienterad kultur, ja då finns det inte mycket att oroa sig för.

Många företag som har anammat distansarbete har blivit mer transparenta och datadrivna. Det har i sin tur lett till att personalen vant sig i att jobba mot mål. De ska vara mål som är enkla att följa upp samt förankrade med de som utför arbetet.  Varje individs mål knyts samman med företagets mål. På så sätt vinner man ihop och förlorar ihop. Vinst eller förlust, resultatet är oftast ett mer sammansvetsat team.

Men en tydlig målsättning blir det lätt för både chefen och medarbetaren att se hur man har presterat. För de som arbetar på distans är målsättning och uppföljning oerhört relevant eftersom du inte längre kan knacka någon på axeln för att fråga hur det går.

Kommunikationen och bedömningen kring målen måste vara tydliga för att det ska fungera

När väl målen är uppsatta är det dags för uppföljning. Jag har regelbundna 1-2-1-möten där vi går igenom utveckling, utmaningar, framsteg och hur man presterar mot målen. För oss, en utspridd organisation, har det skett på distans i flera år via Easy Teams. Som jag skrev tidigare så är min formel för att bygga förtroende: integritet, struktur över tid och pålitlighet.

Photo by Jason Strul

Den vanligaste utmaningen vi har idag är: Tilliten för distansarbete. Det är något som många chefer är skeptiska till. Att ha en högt presterande avdelning som arbetar på distans är bara uppnåbar om man arbetar bort fördomar, fördomar som snabbt kan smyga sig in på kontoren. Eller i hemmen för den delen.

Kollektivet blir viktigare än någonsin

På ett kontor finns det ofta ett fåtal personer som alltid ser till att lamporna tänds, kaffemaskinen är påfylld och att det finns laktosfri mjölk. De så kallade kontorshjältarna. De kan vara en medarbetare eller en chef. Men en sak som är säker är att det är oftast samma personer. De uppmärksammar någon som fyller år eller samlar in pengar för att skicka en blomma.

I den digitala världen blir det lite krångligare, för kontorshjälten kanske inte finns på alla avdelningar. Därför är det viktigt att alla hjälps åt att skapa sin egen kultur. Visst finns det gemensamma digitala fikarummet att tillgå men varje avdelning behöver sitt fristående ramverk.

• Vår Customer Care-avdelning har en daglig videokonferens i Easy Teams. De som vill umgås lite innan jobbat loggar in och pratar om allt mellan himmel och jord innan de har uppstart
• Vårt backoffice “ses” två gånger i veckan
• Teamet på marknad “ses” måndagar och fredagar. De har lett till att de använder sin whiteboard mer än någonsin, fast nu en digital sådan.
• Hela företagets “ses” varannan vecka

Så nyckeln är att alla personer och avdelningar tar initiativ och bidrar till att bygga en distans-kultur som passar dem oavsett om det är genom en stegtävling, bästa matlådan eller dagliga videomöten. Prova er fram!

Stärk teamet så de är bäst i den virtuella världen

Pandemin kommer troligtvis inte vara över 2021 och hela arbeta hemifrån-experimentet är troligvist vår nya vardag i arbetslivet. Det i sig kan vara oroande för många. Men med rätt attityd och ledarskap är det möjligt att skapa en virtuell arbetsplats där ni trivs minst lika mycket som på kontoret.

Det är aldrig för sent för att göra förändringar. Kulturen är fundamentet för att skapa ett effektivt team som arbetar på distans oavsett om det innebär fler videomöten eller inte. Lycka till!