7 funktioner du kanske inte visste fanns i Easy Teams (Som kommer göra ditt liv lättare)
Vi lovar, denna gången ska vi inte dra den gamla lägerelds-jämförelsen. Om inte den, vilken? Easy Teams är lite som…....
Läs merUnder 2020 och 2021 har alla deltagit i ett ofrivilligt experiment: Att arbeta hemifrån. Pandemin tvingade oss att arbeta hemifrån och allt ändrades på en dag. Mitt uppe i experimentet kan vi konstatera att det inte finns något normalt med det “nya normala” men det behöver nödvändigtvis inte vara något dåligt.
När vi blickar framåt i det nya normala, där distansarbete har blivit en del av vardagen och kontorslokaler är något från en svunnen tid så är jag optimistiskt inställd till att fler och fler arbetsplatser kommer att se de positiva effektivera som distansarbete medför.
Men för att lyckas ha en engagerad och produktiv digital arbetsstyrka behöver man kombinationen av rätt rutiner, policys, förtroende, engagemang och transparens inom organisationen på alla nivåer för att lyckas.
Vi på Easy Telefoni har varit utspridda runt om i Sverige i snart ett decennium. Här kommer några av våra bästa metoder för att bygga ett ramverk fokuserat på distansarbete med stark kultur, hög produktivitet, positiv moral och hög servicegrad på ett långsiktigt och hållbart sätt.
Photo by Charles Deluvio
Studie efter studie visar samma sak, de bäst presterande distans-teamen har en sak gemensamt: Att teammedlemmarna känner tillhörighet och trygghet. En berömd studie från Google visar att om man enbart mäter trygghet kan man förutspå teamets framgång oavsett vilken avdelning de tillhör.
Nu tänker säkert de flesta cheferna samma sak ”Hur bygger jag trygghet när alla är utspridda?”
Svaret är att skapa digitala motsvarigheter till ramverk som fanns på det fysiska kontoret
Låt oss bryta ner det. Ta kaffemaskinen eller fikarummet som ni har på kontoret som exempel. Det är en plats där man umgås och varvar ner. Man pratar om helgens planer och nya serien som kollegorna bara MÅSTE se, ja du förstår.
Vi har återskapat kaffemaskinen i Easy Teams, vi har en chattkanal som är vårt digitala-fikarum där vi pratar om icke arbetsrelaterade saker. Det är lika magiskt att vara i vårt digitala-fikarum som vårt fysiska. Vi umgås och varvar ner. Det är trygghet, oavsett om vi ses digitalt eller fysiskt.
Photo by Josh Duke
När du har skapat ramverket som fungerar för avdelningen kommer du upptäcka att kulturen får ett eget liv och utvecklas när medarbetarna lär känna varandra bättre. Var inte rädd för förändringar, var flexibel och prova nya saker när avdelningen växer och gamla ramverk inte fungerar.
Min formel för att bygga förtroende är integritet, struktur över tid och pålitlighet. Låt mig förklara. En fråga som jag ofta får är ”Hur vet du att de arbetar när de inte är på kontoret?” Svaret är enkelt. Med glasklara förväntningar på arbetet som utförs kombinerat med en resultatorienterad kultur, ja då finns det inte mycket att oroa sig för.
Många företag som har anammat distansarbete har blivit mer transparenta och datadrivna. Det har i sin tur lett till att personalen vant sig i att jobba mot mål. De ska vara mål som är enkla att följa upp samt förankrade med de som utför arbetet. Varje individs mål knyts samman med företagets mål. På så sätt vinner man ihop och förlorar ihop. Vinst eller förlust, resultatet är oftast ett mer sammansvetsat team.
Men en tydlig målsättning blir det lätt för både chefen och medarbetaren att se hur man har presterat. För de som arbetar på distans är målsättning och uppföljning oerhört relevant eftersom du inte längre kan knacka någon på axeln för att fråga hur det går.
Kommunikationen och bedömningen kring målen måste vara tydliga för att det ska fungera
När väl målen är uppsatta är det dags för uppföljning. Jag har regelbundna 1-2-1-möten där vi går igenom utveckling, utmaningar, framsteg och hur man presterar mot målen. För oss, en utspridd organisation, har det skett på distans i flera år via Easy Teams. Som jag skrev tidigare så är min formel för att bygga förtroende: integritet, struktur över tid och pålitlighet.
Photo by Jason Strul
Den vanligaste utmaningen vi har idag är: Tilliten för distansarbete. Det är något som många chefer är skeptiska till. Att ha en högt presterande avdelning som arbetar på distans är bara uppnåbar om man arbetar bort fördomar, fördomar som snabbt kan smyga sig in på kontoren. Eller i hemmen för den delen.
På ett kontor finns det ofta ett fåtal personer som alltid ser till att lamporna tänds, kaffemaskinen är påfylld och att det finns laktosfri mjölk. De så kallade kontorshjältarna. De kan vara en medarbetare eller en chef. Men en sak som är säker är att det är oftast samma personer. De uppmärksammar någon som fyller år eller samlar in pengar för att skicka en blomma.
I den digitala världen blir det lite krångligare, för kontorshjälten kanske inte finns på alla avdelningar. Därför är det viktigt att alla hjälps åt att skapa sin egen kultur. Visst finns det gemensamma digitala fikarummet att tillgå men varje avdelning behöver sitt fristående ramverk.
Så nyckeln är att alla personer och avdelningar tar initiativ och bidrar till att bygga en distans-kultur som passar dem oavsett om det är genom en stegtävling, bästa matlådan eller dagliga videomöten. Prova er fram!
Pandemin kommer troligtvis inte vara över 2021 och hela arbeta hemifrån-experimentet är troligvist vår nya vardag i arbetslivet. Det i sig kan vara oroande för många. Men med rätt attityd och ledarskap är det möjligt att skapa en virtuell arbetsplats där ni trivs minst lika mycket som på kontoret.
Det är aldrig för sent för att göra förändringar. Kulturen är fundamentet för att skapa ett effektivt team som arbetar på distans oavsett om det innebär fler videomöten eller inte. Lycka till!
Lämna din e-post nedan så kontaktar vi dig inom en arbetsdag.