Vad är en Softphone? | Easy Teams

Vad är en Softphone?

Om du landar på den här sidan så har du säkert Googlat något i stil med:

”Vad är en softphone?” eller kanske: ”Hur funkar en softphone?”

Om du har googlat något i stil med ”när ska jag använda ordet soft och är det fortfarande coolt?” kan du istället klicka här

Men om vi nu utgår ifrån att du faktiskt vill veta mer om softphones så har du hamnat rätt. Här kommer du lära dig mer om fördelarna och hur du kan använda din softphone för att arbeta mer effektivt.

Och du kommer dessutom att få ta del av en mycket stark historia som involverar fasta telefoner, telefonväxlar och smådjur. Och ond bråd död.

Men allra först: vad är en softphone?

I korthet är en softphone en mjukvara som körs på en stationär- eller bärbar dator, surfplatta eller smartphone. Den gör det möjligt att ringa över Internet via VoIP-tekniken (Voice over Internet Protocol). Den tar alltså bort behovet av en fysisk telefon och gör att du kan ta emot och hantera samtal, sköta kontakter, enkelt söka efter kollegor, se linjestatus, ringa och chatta med kollegor och se om dina kollegor är tillgängliga. Allt via datorn eller telefonen.

En softphone är alltså lite som en vanlig telefon. Fast mycket mer. Jag tänkte att vi kunde börja med en sedelärande historia som visar på några av fördelarna med att byta till en mjukvarubaserad telefonilösning.

Säg hej till Lisa (som arbetar på ett företag utan softphones)

Lisa jobbar i kundtjänsten på Fasta-telefoner-are-us. Plötsligt ringer det på hennes telefon. Det hugger till i bröstet och hon funderar en nervös sekund på att säga upp sig med omedelbar verkan.

(Jobba med oss lite, det kommer en poäng längre ner)

I och med att hon inte vet hur samtalet kommit in till företaget och inte heller ser vem det är som ringer, svarar hon:

Welkåm to Fasta-telefoner-are-us, what can I do for you (Lisa sitter på det nordiska säljkontoret med kunder i flera länder)?

Det visar sig att det är Jonas som jobbar på en av företagets största kunder i Sverige. Lisa blir lite småstressad i och med att hon inte riktigt har koll på deras avtalsvillkor, eller vad de har pratat om i tidigare samtal med kundtjänst. Hon öppnar upp fjärrskrivbordet och försöker, samtidigt som hon hummar glatt och positivt till Jonas prat på andra sidan linjen, hantera telefonen, CRM, tangentbord,  och lösenord.

Jonas tycker i och för sig att det känns lite ohövligt att Lisa skrattar till när han berättar att familjens katt precis blivit överkörd. Men han spelar med och berättar sitt ärende.

Nu kommer nästa utmaning för Lisa. Hon behöver nämligen ringa Gustav på ekonomi för att kolla upp den faktura som Jonas undrar över.

”Hold ånn” säger hon stressat på sin bästa engelska.

Jonas, som fortfarande känner sig lite kränkt, svarar på engelska av bara farten, ”I’ll wait”.

Efter ett par sekunder blir det plötsligt helt tyst i Jonas telefon. Han väntar en stund, läppjar på kaffet, ropar ”hallå?”, försöker med ”hello?”, väntar lite till och lägger till slut på.

Suck.

Relaterat inlägg

Del 1: Varför ska man ha en telefonväxel?

Vilka företag behöver en telefonväxel och vad är syftet? Behöver småföretag en telefonväxel och hur många anställda behöver man vara...

Läs mer

Fasta-telefoner-are-us är banne mig inte kloka, tänker Jonas och kastar telefonen i skrivbordslådan. Har de ingen telefonpolicy eller?

Lite överdriven reaktion kanske. Men det är inte första gången det händer, så han har en poäng.

Säg nu hej till nya Lisa.

Lisa, som inte trivdes med alla arga kunder på sitt förra jobb, bestämmer sig för att göra något helt annat. Något större. Något viktigt. Vända något negativt till en möjlighet. Hon startar intresseorganisationen Softphones utan gränser. Aldrig mer ska personal och kunder fara illa av undermåliga telefonilösningar! Sagt och gjort.

Så ringer det på telefonen. På Softphonen.

No worries, tänker Lisa.

Lisa, som sitter på flygplatsen i Geneve, ser att samtalet har kommit in via deras säljslingna. Innan hon besvarar samtalet får hon dessutom upp kundkortet och ser vem det är som ringer, direkt i CRM-systemet.

”Hej Jonas!” svarar Lisa.

Jonas känner direkt att han får ett bra bemötande. Lisa har verkligen snäppt upp sig sen tiden på Fasta-telefoner-are-us. Nu har hon koll på läget och frågar till och med hur familjens nya katt mår. Jodå, bra, men det tog tid att komma över Pricken. Jonas darrar till på rösten, men berättar sitt ärende.

Lisa inser att det är bättre att Jonas pratar direkt med den där nya killen på ekonomiavdelningen eftersom det handlar om en faktura. Men vad var det han hette? Tommy? Tomas? Under tiden som Jonas är kvar i luren, knappar hon in ”Tom eko” i sökrutan och får direkt fram Tobias på ekonomiavdelningen. På skärmen ser hon att han inte är tillgänglig. Vill Jonas kanske lämna ett meddelande istället?

Det blir toppen, säger Jonas, jag ska ändå iväg på lunch.

Lisa kopplar samtalet vidare till Gustavs röstbrevlåda. Hon passar dessutom på att skicka en notis i chatten till Tobias om att han bör ringa Jonas så snart som möjligt.

– Tänk om alla kunde ha ett lika bra kundbemötande som ni på Softphones Utan Gränser, inleder Jonas sitt meddelande, och berättar vad han behöver hjälp med.

Var inte det en sedelärande historia, så säg!

Relaterat inlägg

Del 2: Nu nördar vi in oss på svarsgrupper!

I förra avsnittet så gick jag igenom varför man ska ha en telefonväxel? Nu kommer vi nörda ner oss i...

Läs mer

Så, vilka är då fördelarna med Softphone för företag?

Som vi lärde oss av den känslomässiga berg- och dalbana som Jonas gick igenom här ovanför, så påverkar våra husdjurs välmående oss väldigt mycket. Men vår främsta poäng är att en softphone ger era kunder snabbare, mer relevant service. I korthet innebär det:

  • Inga hårdvarukostnader för fasta telefoner
  • Välj vilket nummer som ska visas när ni ringer
  • Se alltid kollegornas tillgänglighet
  • Koppla enkelt samtal med drag and drop
  • Full flexibilitet att hantera samtal på era villkor
  • Koppla enkelt på smartphones med full växelfunktionalitet
  • Bestäm egna snabbkommandon för att jobba ergonomiskt

Utöver detta finns det många andra fördelar med softphones. Här nedan kan du läsa mer om hur softphones hjälper dig att arbeta smartare, mer ergonomiskt och snabbare.

Relaterat inlägg

Att välja rätt headset

Att välja rätt headset är viktigt och individuellt eftersom alla har olika behov och jobbar under olika förhållanden. Jag har...

Läs mer

5 tips för att jobba smartare med din softphone

  • Koppla Softphone mot ert CRM-system
  • Koppla Softphone mot nummerpresentatörs-tjänster
  • Lär dig kortkommandon/snabbknappar
  • Sök dig fram till dina kollegor
  • Välj vilket nummer du ska visa ut när du ringer

1. Koppla Softphone mot ert CRM-System

Genom att koppla Softphone mot ert CRM-system kommer du att jobba betydligt effektivare! När du får ett samtal från en kund kommer du, precis som Lisa på Softphones utan gränser, automatiskt att få upp kundbilden direkt i ert system. Du sparar massor av tid eftersom du inte behöver söka upp personen som har ringt in.

2. Koppla in nummerpresentatörs-tjänster

Nummerpresentatörer har funnits ett bra tag. Nu är det dags att och ta nästa steg i evolutionen. Genom att ansluta externa tjänster för nummerpresentation kan du direkt se vem som ringer till dig. Är det en säljare? En befintlig kund? Jonas? Nu har du svaret!

3. Lär dig kortkommandon och snabbknappar

Vem vill inte spara tid, jobba mer ergonomiskt och få mer gjort med så få rörelser som möjligt? Det finns en aledning till varför vi hellre bär fyra påsar hem som väger 15 kg än att ta två påsar i taget och gå två vändor.

Hemligheten är att lära sig snabbknapparna som finns i din Softphone. I Easy Softphone ställer du enkelt in de kortkommandon som du behöver, vilket gör att du arbetar snabbare och kan ge snabbare service.

Relaterat inlägg

Det goda, det dåliga och skulden att arbeta hemifrån

Att kontoret är en stökig miljö är ingen nyhet. Det finns mängder av distraktioner som gör att vi blir mindre...

Läs mer

4. Sök dig fram till kollegorna

Sitter ni som vi utspridda över hela landet? Eller har ni nyanställt? Om ja, då känner du till utmaningen med att ha koll på alla kollegor. Det går inte. Genom att ha rätt uppgifter på rätt person i växeln blir det mycket lättare att hitta rätt person direkt. Easys sökfunktion är superenkel att arbeta med.

Exempel:

Skriv Ekonomi i sökrutan, så får du fram alla som jobbar på ekonomiavdelningen. Skriv Sälj Stock och du ser alla som jobbar med sälj i Stockholm. Detta gör att företaget känns ”mindre” och man slipper förvirring – både inom företaget och gentemot kunderna.

5. Välj vilket nummer du ska visa när du ringer

En oerhört uppskattad funktion är att du kan välja vilket nummer du ska visa när du ringer ut. Du kan själv välja att alltid visa ut ditt direktnummer, mobilnummer eller växelnummer. Du kan även skifta från samtal till samtal detta gör du genom att en enkel knapptryckning i din Softphone. Supersmidigt!

Jobba gränslöst med din softphone vart du än befinner dig

IP-Telefoni, eller VoIP som det även heter, har verkligen förändrat hur vi använder telefoni idag. Precis som Lisa (nya Lisa) kan du sitta var som helst för att besvara samtalen som kommer in via ditt direktnummer eller via ringslingan. VoIP gör att du inte längre måste finnas på en viss plats för att besvara samtal, ge support och sköta kundkontakter. Det enda du behöver är tillgång till internet.

Knyt samman företaget med hänvisningar, linjestatus och anteckningar

Vi på Easy finns på flera orter Sverige. Dessutom är våra säljare såklart ute och flänger nästan jämt. Då är det viktigt att ha en tydlig kommunikation så det inte sker missförstånd eller ”jag trodde att det var du som skulle…”-situationer.

Hänvisningssystem, linjestatus och anteckningar i Softphone gör att era kollegor inte känns så avlägsna. Du ser dessutom snabbt och enkelt när dina kollegor är i samtal, är sjuka eller sitter i möte. Du vet också när en kollega är tillgänglig för ett chattmeddelande och ni kan alltid skriva interna anteckningar som alla i bolaget ser. Detta gör att ni blir närmare varandra!

Vart kommer samtalet ifrån? Svarsgrupp eller direktnummer?

Att Softphone är smart är ingen nyhet. Inte minst när det gäller att hålla koll på inkommande samtal. Precis som Lisa, kommer du direkt se om ett inkommande samtal kommer direkt till dig, är kopplat från en kollega eller kommer in via supportslingan. På så vis kommer du alltid vara förbered när det ringer. Det kan även vara så att en kollega har valt att automatiskt koppla alla samtalen till dig för att hon sitter upptagen i ett möte. När du får samtalet kommer du se vem det är omkopplat från samt din kollegas hänvisning.

Relaterat inlägg

Fördelen med Mex abonnemang – maximera anknytningen

Dom flesta vet att det är viktigt att ha rätt abonnemang och rätt tjänster. Genom att välja till MEX-tjänsten på ditt mobilabonnemang och ha Easy Telefoni...

Läs mer

Koppla samtal smart

Som jag nämnt tidigare så gör din softphone att du alltid kan se om dina kollegor är upptagna i samtal eller inte. Det gör att du vet om du ska koppla samtalet vidare eller be inringaren att återkomma. Men det stannar inte där. Du har även flera kopplingsalternativ att välja mellan. Du kan bland annat koppla samtalet till:

  • Fastnätsnummer
  • Mobilnummer
  • Direkt till röstbrevlådan

Detta gör det lättare för telefonisten att veta att kunderna som ringer in alltid kommer rätt.

Hökblick över svarsgrupperna

Svarsgrupper är ett både smart och enkelt sätt att strukturera upp inkommande samtal. Det är också enkelt att ha koll på belastning så länge man tillhör en svarsgruppsvarsgrupp. Men vad händer om man är med i två grupper, eller fler? Då är det inte många som håller koll längre. Och hur går det för den som är övergripande ansvarig för att dirigera svarsgrupperna?

Med Softphone får den personen ett smidigt och användarvänligt gränssnitt som underlättar arbetet. Man får realtidskoll på hur varje grupp presterar och kan snabbt flytta över svarsagenter från en svarsgrupp till en annan. Man ser också tydligt hur många som är i kö, hur många samtal som tappas med mera.

Klicka och ring med din Softphone

De flesta nummer på nätet har funktionen Click to call. Vår Softphone stödjer det. Det gör att du i de flesta fall kan ringa upp ett telefonnummer direkt genom att klicka på det på en webbsida, i en epostsignatur eller på andra ställen. Smidigt och enkelt!

 

Vill du veta mer?

Prata med oss så berättar vi mer om hur din verksamhet kan dra nytta av våra smarta telefonilösningar. Att starta upp är enkelt och smidigt. Vår växellösning är dessutom helt molnbaserad och anpassningsbar, vilket gör att du får kort ledtid från beslut till uppstart. Du väljer också vilken funktionalitet och budget som passar just nu, om behovet ändras är det enkelt att lägga till både användare och funktioner. Välkommen till Easy Telefoni!

Vill du veta mer om vår smarta telefonväxel?

Lämna din e-post nedan så kontaktar vi dig inom en arbetsdag.


Skriven av

Burhan Kesapli

Denna karismatiska herre har ett sött smeknamn med många kalorier, Bullen. Bullen har en intensiv energiförbrukning under dagen och narkolepsi efter 21.30. Drömmer om att springa långt på höga höjder.